Détection des fraudes internes. (partie 2/4)


Gestion des formulaires
Les deux premiers formulaires du groupe éthique.


prison-amendes-éthique-conformité
Le formulaire de dénonciation formelle: ce formulaire est assez complexe, mais offre plus de détails. Il ne faut pas oublier de le rendre disponible à l’extérieur de l’organisation, fournisseurs, clients, consultants, citoyen, etc et de le publiciser. Ce formulaire lié au code des bonnes pratiques d’affaires de l’organisation permet de recevoir des dénonciations détaillées pour ouvrir des enquêtes.
Bien que ce formulaire soit plus complexe pour le lanceur d'alerte et demande un effort pour le compléter correctement, sa structure offre une base solide à l’enquêteur. Par paresse les employés auront tendance à utiliser le “formulaire des non-conformités potentielles” (voir plus loin) qui est plus simple et rapide, … l’essentiel est de capter l’information.
Ce formulaire est anonyme et l’utilisation d’une tierce partie pour sa gestion doit être considérée comme une garantie de protection du lanceur d'alerte. Ce formulaire peut aussi être décliné en formulaire ou le lanceur d'alerte peut laisser ses coordonnées pour une communication ultérieure (sans aucune obligation).
Il existe 2 options pour établir une communication bi-directionnelle entre le lanceur d'alerte et l’enquêteur: (i) créer un système de chat anonyme sur la plate forme ou (ii) demander au lanceur d'alerte de créer un email anonyme sur gmail, yahoo, hotmail, etc. Cette solution est plus facile à mettre en oeuvre et le lanceur d'alerte a tous les outils pour récupérer son mot de passe en cas d’oubli!


Le formulaire de dilemme éthique: Ce formulaire est nominatif car l’employé, le fournisseur, le client ou le citoyen doit pouvoir recevoir une réponse claire et rapide. Ce médium doit être utilisé pour poser une question au comité d’éthique face à un cas de dilemme professionnel. Ce formulaire est aussi lié au code des bonnes pratiques d’affaires de l’organisation.
En pratique il faut être très réactif car l’employé qui l’utilise est “bloqué” dans son travail et a besoin de l’avis officiel du comité d’éthique pour continuer les opérations. Ce formulaire offre aussi une autre valeur ajoutée car il est lié à la “charte de protection du lanceur d'alerte” et l’employé, qui le désire, pourra continuer à opérer tout en étant protégé et sans éveiller les soupçons des autres parties prenantes.


La semaine prochaine nous aborderons trois formulaires particuliers du groupe éthique: le conflit d’intérêt et deux autres exemples liés aux règles de conformité locales.

2015. Jean-Christophe Boitard M.Eng