Gestion des risques

Détection des fraudes internes. (partie 2/4)


Gestion des formulaires
Les deux premiers formulaires du groupe éthique.


prison-amendes-éthique-conformité
Le formulaire de dénonciation formelle: ce formulaire est assez complexe, mais offre plus de détails. Il ne faut pas oublier de le rendre disponible à l’extérieur de l’organisation, fournisseurs, clients, consultants, citoyen, etc et de le publiciser. Ce formulaire lié au code des bonnes pratiques d’affaires de l’organisation permet de recevoir des dénonciations détaillées pour ouvrir des enquêtes.
Bien que ce formulaire soit plus complexe pour le lanceur d'alerte et demande un effort pour le compléter correctement, sa structure offre une base solide à l’enquêteur. Par paresse les employés auront tendance à utiliser le “formulaire des non-conformités potentielles” (voir plus loin) qui est plus simple et rapide, … l’essentiel est de capter l’information.
Ce formulaire est anonyme et l’utilisation d’une tierce partie pour sa gestion doit être considérée comme une garantie de protection du lanceur d'alerte. Ce formulaire peut aussi être décliné en formulaire ou le lanceur d'alerte peut laisser ses coordonnées pour une communication ultérieure (sans aucune obligation).
Il existe 2 options pour établir une communication bi-directionnelle entre le lanceur d'alerte et l’enquêteur: (i) créer un système de chat anonyme sur la plate forme ou (ii) demander au lanceur d'alerte de créer un email anonyme sur gmail, yahoo, hotmail, etc. Cette solution est plus facile à mettre en oeuvre et le lanceur d'alerte a tous les outils pour récupérer son mot de passe en cas d’oubli!


Le formulaire de dilemme éthique: Ce formulaire est nominatif car l’employé, le fournisseur, le client ou le citoyen doit pouvoir recevoir une réponse claire et rapide. Ce médium doit être utilisé pour poser une question au comité d’éthique face à un cas de dilemme professionnel. Ce formulaire est aussi lié au code des bonnes pratiques d’affaires de l’organisation.
En pratique il faut être très réactif car l’employé qui l’utilise est “bloqué” dans son travail et a besoin de l’avis officiel du comité d’éthique pour continuer les opérations. Ce formulaire offre aussi une autre valeur ajoutée car il est lié à la “charte de protection du lanceur d'alerte” et l’employé, qui le désire, pourra continuer à opérer tout en étant protégé et sans éveiller les soupçons des autres parties prenantes.


La semaine prochaine nous aborderons trois formulaires particuliers du groupe éthique: le conflit d’intérêt et deux autres exemples liés aux règles de conformité locales.

2015. Jean-Christophe Boitard M.Eng

Détection des fraudes internes. (partie 1/4)

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Gérer les canaux de communication offerts aux lanceurs d’alerte (dénonciateurs)

Selon le rapport 2014 “Report to the Nations on occupational fraud and abuse” de l’Association of Certified Fraud Examiners, les tips ou dénonciations comptent pour 42.2% dans la découverte des fraudes internes. Il est donc essentiel d’avoir des canaux de communication pour stopper ces fraudes.

Malheureusement ce n’est pas aussi facile, ça demande du travail et du temps pour “convertir” les employés, mais aussi tout l’écosystème de l’organisation (fournisseurs, clients, consultants) à l’utilisation des canaux de communication. Dans un premier temps nous allons mettre le focus sur la plate forme de communication et ensuite sur l’ingénierie sociale nécessaire pour produire un terreau fertile aux lanceurs d’alerte.

Travailler en parallèle
À première vue il faut tout faire en même temps, en réalité il faut être organisé et avoir une gestion de projet efficace. Comme dans toute recette il faut des ingrédients de base:
  • Un comité d’éthique indépendant des opérations courantes de l’entreprise et qui répond seulement au conseil d’administration.
  • Une plate forme qui va centraliser tous les canaux de communication. C’est un outil technologique qui permet de mesurer inputs et outputs, de garder la mémoire de chaque cas et de démontrer que le travail est fait.
  • Une organisation extérieure qui va gérer toutes les demandes qui transitent par la plate forme de communication. Cette entité extérieure est la garante de la transparence et de la bonne conduite du comité d’éthique car elle comptabilise les cas entrants, les réponses apportées pour chaque cas et présente des rapports d’activité.
  • Un audit externe pour valider la conformité des processus.
Ça représente un coût, mais c’est le prix a payer pour la conformité. Autre avantage la plateforme produit les rapports et fait le suivi, ce qui autorise le comité d’éthique à s’occuper uniquement de sa mission sans se soucier de l’administration.

Que mettre dans la plate forme de communication?
Je préconise de la séparer en 2 groupes, un groupe de “formulaires” liés au domaine éthique et un autre groupe de formulaires liés aux opérations courantes de l’entreprise.

La semaine prochaine nous aborderons le groupe #1 « formulaires éthiques »

2015. Jean-Christophe Boitard M.Eng

III Foro de Ética y Transparencia en el sector de hidrocarburos

foroEtica-small
N2501 Consulting sera présent au troisième forum d’éthique et transparence organisé par Campetrol.

Les informations sont disponibles sur
le lien suivant

Date: le 9 décembre 2014 de 07:30 à 13:00

Hotel la Fontana
Av.127 No. 15a-10, salon estelar
Bogotá D.C.

Succès dans l’implantation des politiques de lutte contre le blanchiment chez nos clients.

Superintendencia

Nouvelle du mois de mars 2014, disponible ici

Depuis 7 mois la CIRCULAR EXTERNA 304-000001 nous donne des outils efficaces pour servir nos clients.

Premièrement dans l’application de « 5.2.c. Establecer procedimientos de debida diligencia, proveedores ». Révision du portafolio fournisseurs, (i) deux entreprises ont été éliminées en raison de leur profil élevé de risque (secteur de la construction) et (ii) une autre en raison de sa non coopération (pétrole)

Deuxièmement dans l’application de « 5.2.d. Establecer procedimientos de debida diligencia, Conocimiento de los asociados » en région un accord de coopération (union temporal) a été annulé avec une entreprise de construction.

Pour finir l’application de « 5.3. Reglamentar el manejo de dinero en efectivo al interior de la empresa », nous a permis de vaincre les résistances internes et de diviser par 3 (trois) le nombre de petites caisses chez un client de la construction.

Intégrer les principes de la circulaire dans les processus opérationnels est une valeur ajoutée définitive car ça améliore les comportements et diminue l’exposition aux risques éthiques, …
avec des critères objectifs!

Copie du texte intégral
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Sur le site de la Superintendencia
ici en format pdf
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Desde Febrero 2014 la CIRCULAR EXTERNA 304-000001 nos da herramientas eficaces para servir nuestros clientes.

En primer lugar la aplicación de "5.2.c. Establecer procedimientos de Debida Diligencia, Proveedores ". Nos permitió en la revisión del Portafolio de proveedores, (i) eliminar dos empresas debido a su perfil de alto riesgo (construcción) y (ii) otra a causa de su falta de cooperación (petróleo)

En segundo lugar, en la aplicación de "5.2.d. Establecer procedimientos de Debida Diligencia, acuerdo Conocimiento de los Asociados " una union temporal no se firmo con una empresa de construcción.

Finalmente, la aplicación de "5,3. Manejo Reglamentar El Dinero en Efectivo al interior de la Empresa », nos ha permitido superar la resistencia interna y dividir por tres (3) el número de cajas menores con un cliente de la construcción.

Incorporar los principios de la circular en los procesos de negocio es un valor agregado, ya que mejora los comportamientos y reduce la exposición a los riesgos éticos ...
con criterios objetivos!

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En el sitio de la Superintendencia
aquí en formato pdf

Medellin - Risk management course

Universidad-Pontificia-Bolivariana
Thank you to the success of the first seminars with Universidad Militar Nueva Granada in Bogota, Colombia, new seminars are opening in Medellin

Seminars focus on Ethics & Compliance Risks Management within Petroleum industry in Colombia

This course is hosted by Universidad Pontificia Bolivariana Medellin.

Context: Oil industry in Colombia
Relationships: Principal - Subcontractor - Community
Assignment #1: Ethical Dilemma (Extortion, Fraud, Corruption)


Seminar Part #1
Friday, June the 6th and Saturday, June the 7th

Seminar Part #2

Friday, June the 13th and Saturday, June the 14th

Conferencia Etica & Cumplimiento en la industria petrolera

El 13 de Marzo de 2014, Jean-Christophe Boitard dará una video conferencia a los miembros de ACIPET (Asociación Colombiana de Ingenieros de Petróleos) http://www.acipet.com

TITULO
Ética para los ingenieros del petróleo: requisito previo para el desarrollo profesional

HORARIO
de las 16:00 hasta las 18:00, hora de Colombia

SYLLABUS
Capture d’écran 2014-02-06 à 20.18.22 - copie

Ética y Cumplimiento son dos temas que implican obligaciones para la industria petrolera frente a leyes nacionales y internacionales (FCPA, OCDE entre otras). Los casos de sanciones transnacionales contra las empresas y los individuos infractores. Los riesgos que enfrentan las empresas colombianas como el acceso al capital, la capacidad de negociar joint venture, la perdida de credibilidad, el bajo valor de reventa, el destierro, las sanciones administrativas o las demandas penales y civiles. 
Después de esta introducción la conferencia se enfocaría en cómo:
- implementar un ecosistema ético a nivel corporativo, estratégico y operativo,
- escoger las herramientas para el cumplimiento de los requisitos de diligencia debida, completar con éxito la formación, la certificación de los empleados y grupos de interés,
- preparar la organización para la gestión ética, seguimiento, control, indicadores de gestion y programa de mejora continua. 

COMO CONECTARSE
Sesión WEBEX
Comunicarse con Genny Moreno para ingresar a la sesión
gmoreno@acipet.com
PBX: 6411944 Ext.: 118

CIRCULAR EXTERNA 304-000001 DE 19 DE FEBRERO DE 2014 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Superintendencia

Le mois dernier la Superintendencia de sociedades en Colombie a publié une circulaire externe pour faciliter la gestion de la lutte contre le blanchiment. Cette circulaire est une excellente base de départ pour implanter une politique cohérente au sein des organisations.

Dans le cadre de la gestion du risque éthique c’est un must pour les compagnies qui opèrent en Colombie.

Ça demande un effort pour la mise en place et le suivi, mais évite les sanctions prévues par la loi (jusqu’à la dissolution des corporations)

N2501 Consulting est à votre disposition pour vous accompagner dans l’implantation d’une vraie politique de lutte contre le blanchiment

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Sur le site de la Superintendencia
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El mes pasado, la Superintendencia de Sociedades (Colombia) emitió una circular para ayudar a manejar la lucha contra el lavado de dinero. Esta circular es una excelente herramienta para establecer una política coherente dentro de las organizaciones.

Como parte de la gestión del riesgo ético es una necesidad para las empresas que operan en Colombia.

Se requiere un esfuerzo para la implementación y el monitoreo, pero evita las sanciones previstas por la ley (hasta la disolución de las corporaciones)

N2501 Consulting está disponible para ayudarle en la implementación de una verdadera política de lucha contra el lavado de dinero.

Copia del texto
en formato Word aquí
En el sitio de la Superintendencia
aquí en formato pdf

Conférence: Stratégie éthique en commerce extérieur

ethics-corruption
Mardi 18 février
Une conférence organisée par les Conseillers du commerce extérieur de la France (CCEF) à Bogota, Colombia

Quelles sont les conséquences de conduire ses affaires de façon tropicale: fraude, pot de vin, corruption, collusion quand les législations anglo saxonnes anti corruption prennent du muscle, FCPA, CFPOA, UKBA, le SFO et ses pouvoirs très étendus.

Jean-Christophe Boitard abordera 2 sujet pratiques: (i) le design d’un plan de conformité éthique au niveau opérationnel et (ii) l’implantation des indicateurs de gestion qui permettent de prouver la diligence raisonnable, de passer avec succès les audits et de coordonner le plan d’amélioration continue.

Fabrice Rochette introduira une plateforme e-learning de certification éthique

Des entreprises françaises seront présentes ainsi que l’équipe UBIFRANCE de l’ambassade à Bogota: contactez nous si vous voulez assister à cette présentation

La conférence sera prononcée en français

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Martes, 25 de febrero
Una conferencia organizada por los Asesores del Comercio Exterior de Francia (CCEF) en Bogotá, Colombia.


¿Cuáles son las consecuencias de llevar su negocio manera tropical fraude, soborno, corrupción, colusión cuando las leyes anticorrupción anglosajones toman musculo FCPA CFPOA, UKBA y el SFO con sus amplios poderes.

Jean-Christophe Boitard presentará dos temas prácticos: (i) el diseño operacional de un plan para el cumplimiento ético y (ii) la implementación de indicadores de gestión de cumplimiento con la debida diligencia, herramientas para superar con éxito las auditorías y coordinar requisitos de mejora continua.

Fabrice Rochette introducirá una plataforma de e-learning en la certificación ética

Empresas francesas estarán presentes y el equipo de UBIFRANCE de la embajada en Bogotá. Contacte nos si desea asistir a esta presentación.

La conferencia se ofrecerá en francés

Prévention des pertes et vérification pré emploi

La vérification pré emploi comme première étape à une saine gestion de la prévention des pertes en commerce
 

La vérification pré emploi permet à l'employeur d'avoir un aperçu du candidat sur le plan légal au criminel, au civil, au point de vue financier et sur ses expériences de travail si ces derniers sont en lien avec l'emploi convoité.
 
À titre d'employeurs, vous avez des devoirs à faire même si le poste à combler n'est que saisonnier. Voici ce que nous vous recommandons de faire pour tous vos candidats potentiels:
 
Faite une lecture approfondie du c.v. du candidat. Chercher les anomalies (les trous dans le temps), appelez les références mais ne demander pas à parler à la personne cité, demandez plutôt à parler à la personne en charge des ressources humaines. Ainsi vous éviterez de parler à son meilleur ami et ancien collègue de travail! Ne prenez donc jamais de référence d'embauche si le numéro donné est un cellulaire.
 
Lors de la première entrevue d'embauche, nous vous suggérons de faire remplir une autorisation à divulgation d'information au candidat potentiel et de faire vérifier chacun des candidats potentiel afin de faire le meilleur choix.
 
Faite faire la vérification des antécédents criminel, civil et crédit.

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Il s'agit d'une saine pratique de gestion et est aussi la première étape à un excellent plan de prévention des pertes. Si on évite d'embaucher des candidats à risque, ne diminue-t-on pas déjà le risque qu'un malheur arrive?

Merci au Groupe conseil VCS de Montréal pour ce contenu
http://www.vcsinvestigation.com

Félicitation à François Plaisance pour 20 ans de succès

École Militaire José Maria Cordoba, Compagnie Santander.

Bogota, Colombie
Le jeudi 21 août 2013

Intervention par Jean-Christophe Boitard M. Ing, Chief Risk Officer pour N2501 Consulting en Colombie dans le séminaire de conjoncture internationale face aux futurs cadres de l'armée colombienne.

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Une expérience très enrichissante dans le contexte du processus de paix et des disputes territoriales avec le Nicaragua.

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En conclusion du séminaire:
Je pense que nous étions sur la même longueur d'onde!

CONGRES ANNUEL ASIS COLOMBIA 2013

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Excellents conférenciers et panélistes venus des 4 coins de Colombie, du Canada, du Brésil, des USA, du Venezuela, d'Equateur et de Dubaï.
Deux journées très riches en nouvelles connaissances et en contacts fructueux.

Merci aux organisateurs et aux commanditaires pour leur engagement et leur travail.
Particulièrement à:
Lionel Grillet, Président du Chapitre 225 (Garda World)
Ramiro Diaz, Past président du Chapitre 225 (Garda World)

CONGRES ANNUEL ASIS COLOMBIA 2013

ASIS_logo
Le Congrès annuel ASIS Colombia se tiendra du 15 et 16 Août, 2013, à Bogota, au Club des ingénieurs militaires = Calle 64 No. 3B - 21 http://asiscolombia.com/



Thème du congrès
Risques et opportunités dans les secteurs des industries extractives et de l'énergie

Sous le patronage de:
CEA (Conseil des entreprises américaines)
ASIS CSO Roundtable
La Chambre de commerce Canada/Colombie

Conférenciers invités:
Le Ministre de la Défense.
Le Ministre des Mines et de l'Énergie.
Le Second Secrétaire (commerce) de l'Ambassade du Canada en Colombie.
Le responsable de la sécurité régionale de l'Union Européenne.
Les représentants de Halliburton, Gerdau, AngloGold Ashanti.
Vice président de la Region 8B de ASIS.

Pour en savoir plus:
Johana Hernandez Bureau: +57 (1) 7533075
Cellulaire: +57 3164533715, +57 3214778622
congreso.2013 @ asiscolombia.com

POLITIQUE DE SÉCURITÉ BANCAIRE

gun-gang
Voici quelques mesures de sécurité basiques pour la gestion de son compte de banque en Colombie.

Mise en contexte:
- El paseo millonario, il est possible de se faire attaquer dans les taxis pour faire le tour des distributeurs automatiques et vider son compte
- L’attaque dans la rue pour le même motif

Risques:
- Violence physique (armes à feu, couteau, coups)
- Séquestration de moyenne durée pour avoir le temps de vider le compte de banque


Conseils #1:
- Ne jamais résister
- Donner tout ce que l’on a sans chercher à dissimuler quoi que ce soit
- Toujours avoir une somme minimum d’argent comptant sur soit pour apaiser le stress des voleurs

Le système colombien de banque aux particuliers:
- La carte de débit est limitée à COP1.000.000 de retrait en cash par jour
- Cette limite ne peut pas être modifiée
- Il est impossible d’avoir une carte de débit d’achat seulement (sans retrait de cash)
- A chaque retrait au guichet le système émet un coupon avec le solde restant (en cas de séquestration, le solde apparaît et les bandits ne vous relâcherons pas avant d’avoir vidé votre compte)

Conseils #2:
Ouvrir un compte d’épargne dans la même banque et transférer l’argent vers le compte de la carte de débit quand c’est nécessaire
Ouvrir un deuxième compte dans la même banque ou bien dans une autre banque présente des avantages et quelques frais supplémentaires

Applications mobiles:
Ces applications iPhone ou Android vous exposent à plusieurs risques
- Certaines applications affichent immédiatement le solde consolidé de tous vos comptes sur la page d’accueil (il est très fréquent pour les expatriés d’avoir des soldes entre $10 000 et $15 000 sur son compte)
- Les bandits connaissent ces applications et vous forceront à vous connecter pour évaluer le potentiel de leur victime

Nous conseillons pour vos ordinateurs portables et smartphones de ne pas utiliser les applications dédiées de votre banque, d’enlever les URL’s de vos favoris et de vider l’historique et le cache de vos browsers. Un petit effort de mémoire et quelques clics supplémentaires valent mieux que plusieurs semaines de séquestration pour vider vos comptes à coups de $500 (COP 1.000.000).

Contactez nous pour implanter votre programme de sécurisation des employés expatriés.
info@n2501.com

Le meilleur policier du Monde

Quelques connexions dans le milieu colombien de la sécurité

Le général de Police Rosso josé Serrano Cadena cité comme le meilleur policier du monde dans les années 90 pour avoir démantelé les cartels de Cali et Medellin. Missions menées avec succès en parallèle de l’épuration de la police Nationale qui était gangrenée par la corruption et les intérêts mafieux.
Une main de fer dans un gant de velours.

Plus d’information sur le général dans cet article de Wikipédia
http://en.wikipedia.org/wiki/Rosso_José_Serrano


Rosso José Serrano

Explosion meutrière pour Halloween

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Malheureusement 2 personnes sont mortes et plus de 20 ont été blessées dans un attentat à la bombe hier soir à Pradera dans la région de Cali. Il semblerait que ce soient des victimes collatérales car la bombe était destinée à un édifice gouvernemental. Nous regrettons que nos prévisions se soient avérées exactes et recommandons toujours la plus haute vigilance durant les fêtes et rassemblements publics.
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Violents prémices aux négociations de paix par le front #10 des FARC

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Comme indiqué dans notre post du 12 septembre, les actions politiques des FARC font payer un lourd tribu aux populations civiles de Colombie. Hier le 14 octobre; 2 personnes ont perdu la vie et 11 autres ont été blessées dans une attaque terroriste dans la municipalité de Tame dans le département d’Arauca. Le front #10 des FARC a revendiqué cet attentat. Depuis le 25 octobre 2011, 5 dirigeants du front #10 ont été abattus ou fait prisonniers, dont le dernier le 23 septembre dernier. À quelques jours de l’ouverture des négociations à Oslo et des cafouillages pour la synchronisation des délégations, ces actions vont certainement s’amplifier. Nous conseillons la plus grande vigilance à proximité des cibles politiques et lors des déplacements dans cette région riche en pétrole ou de nombreuses entreprises étrangères ont des expatriés.
(Crédit Photo Google Maps) Lire la suite...

Pas de cessez le feu en Colombie

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Après la prise de contact du 27 août 2012 entre le FARC et le gouvernement Colombien, il a été convenu d’une table de négociation à Oslo en Octobre pour définir le plan de négociation en 6 points que se déroulera à Cuba. Pendant toute la période de négociation, aucun cessez le feu n’a été annoncé. Le gouvernement colombien continue ses opérations de paix et aucune zone démilitarisée n’a été accordée. Le niveau de vigilance des expatriés doit rester élevé et nous renouvelons nos conseils de prudence aux alentours des cibles politiques en Colombie.
(source photo : http://www.therouteshop.com) Lire la suite...

Manifestations anti Japon en Chine

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Le conflit pour les îles Senkaku s’envenime avec des manifestations anti Japon et des actes de sabotages dans les manufactures japonaises en Chine continentale. Plusieurs entreprises Japonaises ont décidé de fermer temporairement leurs sites de production. Nous voyons 2 risques majeurs au détriment de la Chine. Ces deux risques (économique et social) sont liés à la période de changements politiques, au ralentissement de la croissance et aux aspirations sociales de la population.
(Crédit photo : MARK RALSTON / AFP)
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Généralisation des manifestations

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Généralisation des manifestations hostiles au film « l’innocence des musulmans ». La colère se propage au Proche et Moyen Orient ainsi qu’au Pakistan et à l’Indonésie. La situation est délétère et de nombreuses représentations diplomatiques US ont encore été la cible de violence. Nous renouvelons notre message de prudence pour le retour de la semaine de travail. Lieux à éviter ambassades, centres culturels occidentaux et grande prudence pour le retour à l’école dans les écoles internationales.
(crédit photo : AFP) Lire la suite...

Attaque de l'Ambassade US au Caire

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L’ambassade US a été attaquée par des manifestants au Caire. Ce mouvement de foule serait dû à la publication sur Youtube d’un pamphlet anti-islam. Le risque de contagion aux autres pays musulmans est critique. La fin de semaine approche ce qui laisse le temps pour organiser des manifestations de grande ampleur. Le risque est élevé pour les expatriés proche des ambassades et des écoles internationales. Limiter les déplacements et soyez attentifs aux communications d’urgence des services consulaires et des entreprises internationales.
(Crédit photo : Reuters) Lire la suite...

Attaque du Consulat US en Libye

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L’ambassadeur US en Libye ainsi que 3 autres membres de la représentation diplomatique ont été tués dans la nuit. Il apparaît que c’est une opération militaire coordonnée par une unité combattante se réclamant de « l’islam radical » qui en est la cause. La plus grande vigilance est de mise dans toutes les activités professionnelles et personnelles en Libye. Le niveau de risque est élevé.
(crédit photo, Reuters) Lire la suite...

Accord de paix entre les FARC et le gouvernement colombien ?

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L’annonce de négociations aujourd’hui ouvre la porte au meilleur des espoirs et au pire en terme de sursaut de l’insécurité. Si le processus se déroule correctement, nous prévoyons une augmentation des actions terroristes pour appuyer les négociations ainsi que de la part de fronts guérilleros dissidents.
(crédit photo. Gouvernement de Colombie) Lire la suite...