Détection des fraudes internes. (partie 1/4)

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Gérer les canaux de communication offerts aux lanceurs d’alerte (dénonciateurs)

Selon le rapport 2014 “Report to the Nations on occupational fraud and abuse” de l’Association of Certified Fraud Examiners, les tips ou dénonciations comptent pour 42.2% dans la découverte des fraudes internes. Il est donc essentiel d’avoir des canaux de communication pour stopper ces fraudes.

Malheureusement ce n’est pas aussi facile, ça demande du travail et du temps pour “convertir” les employés, mais aussi tout l’écosystème de l’organisation (fournisseurs, clients, consultants) à l’utilisation des canaux de communication. Dans un premier temps nous allons mettre le focus sur la plate forme de communication et ensuite sur l’ingénierie sociale nécessaire pour produire un terreau fertile aux lanceurs d’alerte.

Travailler en parallèle
À première vue il faut tout faire en même temps, en réalité il faut être organisé et avoir une gestion de projet efficace. Comme dans toute recette il faut des ingrédients de base:
  • Un comité d’éthique indépendant des opérations courantes de l’entreprise et qui répond seulement au conseil d’administration.
  • Une plate forme qui va centraliser tous les canaux de communication. C’est un outil technologique qui permet de mesurer inputs et outputs, de garder la mémoire de chaque cas et de démontrer que le travail est fait.
  • Une organisation extérieure qui va gérer toutes les demandes qui transitent par la plate forme de communication. Cette entité extérieure est la garante de la transparence et de la bonne conduite du comité d’éthique car elle comptabilise les cas entrants, les réponses apportées pour chaque cas et présente des rapports d’activité.
  • Un audit externe pour valider la conformité des processus.
Ça représente un coût, mais c’est le prix a payer pour la conformité. Autre avantage la plateforme produit les rapports et fait le suivi, ce qui autorise le comité d’éthique à s’occuper uniquement de sa mission sans se soucier de l’administration.

Que mettre dans la plate forme de communication?
Je préconise de la séparer en 2 groupes, un groupe de “formulaires” liés au domaine éthique et un autre groupe de formulaires liés aux opérations courantes de l’entreprise.

La semaine prochaine nous aborderons le groupe #1 « formulaires éthiques »

2015. Jean-Christophe Boitard M.Eng