$100.000 parti en fumée!

Fraude au carburant, heureusement les chiffres ne mentent jamais!
Sur un projet de construction nous avons découvert une fraude très bien organisée.

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Avec l’aide d’une complice, l’administrateur du contrat a réussit à détourner plus de *15% de la consommation de carburant. Sur ce projet, l’administrateur a négocié l’approvisionnement avec la station service la plus proche; les véhicules légers et petits camions font le plein directement à la station tandis que le camion citerne de l’entreprise fait la tournée pour la machinerie lourde, grues et moto-soudeurs qui sont sur le site.

Pour organiser cette fraude l’administrateur a enregistré une compagnie avec un nom similaire a celui de la station service, demandé à son employeur de faire un dépôt de $25.000 pour couvrir la consommation hebdomadaire et a installé sa complice. Cette complice recevait les états de comptes légitimes de la station service, ensuite à l’aide d’une imprimante thermique ré-éditait les reçus avec de fausses consommations et finalement facturait la compagnie.
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Ce système a fonctionné parfaitement pendant 28 semaines… en effet les états de compte, la consommation et la facturation se faisait quasiment en temps réel et à chaque vendredi la compagnie renflouait le compte de $25.000 ce qui permettait au fraudeur de payer la station service en gardant la différence de la fausse facturation.

Cette fraude a été rendue possible par la délégation de pouvoir et par la faiblesse des contrôles internes. L’administrateur de projet a le pouvoir de négocier des contrats locaux d’approvisionnement, il se charge aussi de valider la documentation de chaque fournisseur, de les inscrire dans le système de gestion des achats et d’autoriser les paiements … le tour est joué!

Quelle chance pour la compagnie d’avoir un administrateur tellement efficace et qui facilitait la tâche de ses collègues. Chaque semaine l’équipe de maintenance recevait le détail des consommations de chaque véhicule et équipement lourd sans avoir besoin de faire le travail, le département des coûts de revient recevait des données pertinentes pour alimenter ses modèles et les comptes payables adulaient un fournisseur si bien organisé.

Comment avons nous découvert le pot aux roses?
Grâce au fournisseur de carburant habituel qui étonné de ne recevoir aucune demande a décidé de rencontrer l’administrateur. Au bout de 2 rencontres infructueuses le fournisseur a déposé une plainte formelle au bureau chef et quelques semaines plus tard un audit a été commandé.

Processus de collection de la preuve
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L’enquête c’est déroulé en trois temps. Première étape collecter le maximum d’information à partir du bureau chef ce qui nous a permis de constater que les chiffres étaient parfaits, balance de consommation au millième de gallon, répétition cyclique des consommations pour chaque machine (pattern) malgré les incohérences entre compteur horaire et consommation de la machinerie lourde. Pour valider nos premiers soupçons nous avons épluché la documentation technique de chaque machine pour connaître les consommations établies par les fabricants et les comparer aux états de comptes, en faisant ce travail nous nous sommes rendus compte que les reçus de carburant étaient produits chaque jour sur une période de 2 heures, alors que le camion citerne faisait 3 rotations entre 07:00 et 20:00. La seconde étape a consisté à faire une recherche au registre des entreprises pour identifier l’intermédiaire et à demander au fournisseur légitime ses états de compte pour faire la comparaison des livraisons et de la facturation. Finalement la troisième pour confronter l’administrateur sur son lieu de travail. Nous nous sommes présentés à 07:15 aux bureaux accompagnés par deux agents en uniforme (pour surveiller les accès de l’édifice et intercepter l’administrateur en cas de **fuite). Notre plan initial était de présenter nos preuves à l’administrateur, recueillir ses aveux et ensuite appeler la police tant qu’il était confiné dans l’édifice. Malgré notre belle planification l’administrateur a réussit à prendre la fuite par la fenêtre de la cuisine en bousculant plusieurs employés.

En conclusion le manque de contrôle, la non ségrégation des tâches et la négligence des cadres ont permis cette fraude de presque $100.000. D’un autre côté un canal de dénonciation ouvert aux fournisseurs a permis de tirer la sonnette d’alarme et de lancer l’investigation avant qu’il ne soit trop tard.

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Conséquences pour le fraudeur (i) le dossier a été transmis au procureur, (ii) une action civile a été lancée pour récupérer le préjudice et (iii) le dossier a été déposer auprès de l’ordre professionnel pour obtenir la radiation disciplinaire définitive de l’administrateur.

Plan d’action pour notre client (i) ségrégation des tâches, (ii) background check des fournisseurs et certification par les achats, (iii) contrôle des coûts à chaque quinzaine et (iv) installation d’un GPS sur le camion citerne pour enregistrer les informations de localisation, d’horaire et de consommation par machine.

* consommation que nous avons réussit à prouver par rapport aux paiements de $700.000
** dans la presque totalité des cas le fraudeur cherche a prendre la fuite